Integritetspolicy för Sveriges Ögonläkarförening
Sveriges Ögonläkarförening (SÖF) verkar för forskning och utbildning inom oftalmologin, läran om ögat och dess sjukdomar. Våra medlemmar har den nödvändiga kunskapen och erfarenheten för att utveckla ögonsjukvården. Medlemmarna är ögonläkare eller läkare/forskare med intresse för oftalmologi.
SÖF arrangerar årsmöten för utbildning och vetenskapligt utbyte, ansvarar för att utbildningar ges till ST-läkare och specialister, delar ut resestipendier för vetenskapliga möten eller auskultationer, stipendier och priser till medlemmar och personer som bidragit till oftalmologins utveckling samt driver frågor inom oftalmologin i samverkan med myndigheter och andra externa aktörer.
SÖF är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår verksamhet. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Denna integritetspolicy förklarar hur SÖF samlar in och använder Dina personuppgifter samt beskriver Dina rättigheter och hur Du kan göra dem gällande. Policyn omfattar SÖFs medlemmar, förtroendevalda samt övriga som deltar i SÖFs externa aktiviteter eller kontaktar oss via mejl.
Du är alltid välkommen att kontakta oss vid frågor, se kontaktuppgifter i slutet av dokumentet.
Personuppgifter och behandling av dessa
Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet. Varje åtgärd som vidtas med en personuppgift är en behandling. Det gäller exempelvis insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Varför vi behandlar personuppgifter – övergripande ändamål
SÖF använder personuppgifter för att kunna bedriva vår stadgereglerade verksamhet. Vi måste behandla personuppgifter för att administrera föreningens angelägenheter, utöva våra olika aktiviteter, kommunicera med medlemmar, klubbar/delföreningar och omvärlden samt hantera olika ekonomiska transaktioner. Mer utförlig beskrivning av ändamålen och den lagliga grunden för att ta in personuppgifter ges nedan.
Personuppgifter vi tar in
SÖF får i regel in personuppgifterna direkt från Dig. De personuppgifter som föreningen behöver från medlemmar och förtroendevalda för att utföra sin verksamhet är: personnummer, namn, kontaktuppgifter inklusive postadress och e-postadress, arbetsplats, utbildning, yrkeskategori, tjänstetitel respektive akademisk titel, subspecialitet, särskilda intresseområden inom oftalmologin, eventuell tillhörighet till Sveriges läkarförbund eller annan medlemsförening i Svenska Läkaresällskapet och i samband med ekonomiska transaktioner även kontonummer. Det kan även förekomma att vi behöver uppgifter om särskilda önskemål, allergier m.m. (mötesaktiviteter). Vi tar inte in mer personuppgifter än vad som är relevant för ändamålet.
Dina rättigheter
SÖF ska på Din begäran av registerutdrag förse Dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. Du har i vissa fall rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direkt marknadsföring. Du har rätt att få Dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande – och du har rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.
Du har under vissa omständigheter även rätt att bli raderad.
Det gäller
4 Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål de samlades in för
4 Om behandlingen grundar sig på samtycke och du återkallar samtycket
4 Om behandlingen sker för direkt marknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas
4 Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen
4 Om personuppgifterna har behandlats olagligt
4 Om radering krävs för att uppfylla rättslig skyldighet
SÖF kan ha rätt att neka begäran att omedelbart radera Dina personuppgifter om vi har legala skyldigheter att ta hänsyn till. Det kan exempelvis gälla de åtaganden för SÖF som regleras i skatte- och bokföringslagstiftning.
Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.
Laglig grund för att hantera personuppgifter
SÖFs huvudsakliga verksamhet är reglerad i stadgar. Det innebär att den lagliga grunden för att behandla personuppgifter för den som är medlem eller förtroendevald i SÖF i regel är avtal. För redan invalda medlemmar är den lagliga grunden för att hantera personuppgifter, såsom korrespondens via mejl och överföring av personuppgifter till företag som SÖF har PUB-avtal med (se nedan) berättigat intresse. För personer som söker inträde i SÖF är den lagliga grunden för hantering av personuppgifter och överföring av personuppgifter som SÖF har PUB-avtal med samtycke. Ansökan om medlemskap i SÖF innebär då att man samtidigt lämnar samtycke för behandling av personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy. För behandling av personuppgifter för icke-medlemmar – i samband med mötesaktiviteter, marknadsföring och opinionsbildning m.m. – är det i regel samtycke och berättigat intresse som är den lagliga grunden. När det gäller hanteringen av SÖFs ekonomi finns också rättslig förpliktelse som laglig grund, såsom skattelagar och bokföringslagar.
Spara personuppgifter
SÖF sparar aldrig Dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi kommer att lagra personuppgifter så länge Du har en relation med oss – i egenskap av medlem, sökanden av kurs, stipendium eller pris, förtroendevald eller mötesdeltagare – och kort tid därefter beroende på ändamål. Detta innebär att personuppgifter gallras ut, dvs raderas, då de inte längre är aktuella eller nödvändiga för de ändamål de samlats in för.
Du kan alltid höra av dig till SÖF för att få dina uppgifter strukna. Deltagande i seminarie/mötesaktivitet innebär automatiskt samtycke till att bilder tagna i samband med eventet publiceras på vår webplats eller i andra kommunikationskanaler.
Lämna ut personuppgifter
Dina personuppgifter kommer inte att överföras till tredje land med ett fåtal, här specificerade, undantag. Dels när SÖF har kontakter med föreläsare och deltagare utanför Europa i samband med mötes- och utbildningsaktiviteter. Dessa personer kan behöva veta vilka andra som ska delta och vem de ska kontakta i olika ärenden. Andra undantag gäller systerorganisationer såsom Nordic Congress of Ophthalmology (NOK) och kongressarrangörer som får tillgång till adressregister. För distribution av tidskrifterna Acta Ophthalmologica samt Oftalmolog, behöver internationellt företag som ombesörjer distributionen tillgång till Dina adressuppgifter, likaså AAO och ONE-network (utbildningsplattform organiserad av American Academy of Ophthalmology). I dessa fall upprättas sk PUB-avtal (se nedan). Du kan vara helt säker på att Dina uppgifter aldrig kommer att utsättas för automatiserat beslutsfattande eller säljas till tredje part.
Däremot kan Dina personuppgifter komma att överlämnas till företag och organisationer som behandlar data å SÖFs vägnar i syfte att åstadkomma en så kostnadseffektiv verksamhet som möjligt. Ett exempel är SÖFs medlemsregister som vi i dag köper in som en webbapplikation av en underleverantör. Dessa företag blir personuppgiftsbiträde till SÖF som vi upprättar ett särskilt avtal med (PUB-avtal).
Andra organisationer med vilka vi har utbyte med personuppgifter är Sveriges Läkarförbund (SLF) och Svenska Läkaresällskapet (SLS), inom vilka SÖF är specialistförening respektive medlemsförening. Medlem i SÖF är således tillika föreningsanknuten medlem i Svenska Läkaresällskapet. SÖF och SLS har ett gemensamt personuppgiftsansvar enligt följande:
SÖF är också personuppgiftsbiträde gentemot andra organisationer som är personuppgiftsansvariga. Det gäller exempelvis när vi sköter hemsidan eller medlemsregister för en klubb/delförening. Även i dessa fall ingår vi ett PUB-avtal (i funktionen som biträde).
Länkar till andra webplatser
SÖFs webbplats kan ibland innehålla länkar till tredje parts webbplatser eller publicerat material. Dessa länkar finns där som ren information till läsarna och SÖF ansvarar inte för innehållet.
Kontaktuppgifter
För mer information eller frågor kontakta:
Denna integritetspolicy som är beslutad av SÖFs styrelse, gäller från 2018-08-23 och är reviderad vid årsmötet 2020-10-13.